Informationen gem. Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
bei der Erhebung personenbezogener Daten für Zwecke des
Ferienpasses (Oster-, Sommer – und Herbstpass)
1. Kontaktdaten des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung:
Stadt Hessisch Oldendorf – Der Bürgermeister, Marktplatz 13, 31840 Hessisch Oldendorf
Tel.: 05152/782-0 – E-Mail: systemho@stadt-ho.de
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Stadt Hessisch Oldendorf:
Frau Sarah Brockmann, Marktplatz 13, 31840 Hessisch Oldendorf
Tel.: 05152/782-162 – E-Mail: Datenschutz@stadt-ho.de
3. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie Rechtsgrundlage für die Verarbeitung:
a) Was sind personenbezogene Daten?
Alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Bestimmbar ist eine Person dann, wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dies kann beispielsweise durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, erfolgen
b) Zu welchem Zweck werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?
Die Stadt Hessisch Oldendorf verarbeitet personenbezogene Daten für den Ferienpass auf der Grundlage des Sozialgesetzbuches VIII §11 (1) (KJHG). Die notwendigen personenbezogenen Daten werden zum reibungslosen Ablauf des Ferienpasses gespeichert und verwendet. Sie werden anwendungsintern zur Zuteilung der Veranstaltungen benötigt.
c) Erhobene Daten gegenüber den Teilnehmern, Betreuern und Veranstaltern
1. Notwendige Angaben der Teilnehmer: Von allen Personen, die am Ferienpass teilnehmen möchten, werden folgende notwendige Daten erhoben: Vor- und Nachname des Teilnehmers, Anschrift, Postleitzahl und Wohnort, Alter, Geschlecht, evtl. vorhandene Behinderungen, evtl. vorhandene Allergien, evtl. vorhandene Unverträglichkeiten, Vor- und Nachname, sowie Telefonnummer/Handynummer des Personenberechtigten
2. Notwendige Angaben der Veranstalter und Betreuer: Von allen Personen, die für den Ferienpass Veranstaltungen anbieten oder diese auch betreuen, werden folgende notwendige Daten erhoben: Vor- und Nachname
d) Verarbeitung personenbezogener Daten zu anderen Zwecken
Die personenbezogenen Daten werden zu keinem anderen Zweck als der Verarbeitung im Ferienpass genutzt.
4. Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten:
a) Schutz der Daten:
Die gespeicherten Daten werden ausschließlich innerhalb des Ferienpasses verwendet. Außer an die Kooperationspartner im Rahmen des Ferienpasses werden die erhobenen Daten nicht an Dritte weitergegeben. Kooperationspartner im Rahmen des Ferienpasses sind alle Veranstalter der Angebote, sowie deren Betreuer. Den Veranstaltern und Betreuern werden lediglich die Teilnehmerlisten zugestellt mit folgenden personenbezogenen Daten: Vor- und Nachname der Teilnehmer, Alter, evtl. vorhandene Behinderungen, Allergien oder Unverträglichkeiten (mit Zustimmung der Personensorgeberechtigten, Vor- und Nachname, sowie Handynummer/Telefonnummer des Personensorgeberechtigten
5. Dauer der Speicherung:
Die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten beträgt zwei Jahre. Nach Ablauf dieser Zeit werden jegliche personenbezogene Daten gelöscht.
6. Betroffenenrechte:
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) insbesondere folgende Rechte:
a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Artikel 15 DS-GVO)
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht. Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben sie Anspruch zu erfahren,
(1) warum wir Ihre Daten verarbeiten (siehe auch Punkt 3.),
(2) welche Arten von Daten wir von Ihnen verarbeiten ,
(3) welche Art von Empfängern, Daten von Ihnen erhalten oder erhalten sollen (siehe auch Punkt 4)
(4) wie lange wir Ihre Daten speichern werden bzw. die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer (s. auch Punkt 5,)
(5) dass Sie ein Recht auf Berichtigung und Löschung der Sie betreffenden Daten einschließlich des Rechts auf Einschränkung der Bearbeitung und der Möglichkeit des Widerspruchs haben,
(6) dass Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde haben,
(7) woher Ihre Daten stammen, falls wir sie nicht bei Ihnen direkt erhoben haben,
(8) ob Ihre Daten für eine automatische Entscheidungsfindung verwendet werden,
(9) dass, wenn Daten über Sie in ein Land außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden, Sie Anspruch auf Auskunft haben, ob und falls ja, aufgrund welcher Garantien ein angemessenes Schutzniveau beim Datenempfänger sichergestellt ist,
(10) dass Sie das Recht haben, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Datenkopien werden grundsätzlich in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die erste Kopie ist kostenfrei, für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Eine Kopie kann nur bereitgestellt werden, soweit die Rechte anderer Personen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
b) Recht auf Datenberichtigung (Artikel 16 DS-GVO)
Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht richtig und/oder unvollständig sein sollten. Hierzu gehört auch das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen und Mitteilungen Ihrerseits.
c) Recht auf Löschung (Artikel 17 DS-GVO)
Sie haben das Recht von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn
(1) diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind,
(2) die Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung erfolgt und Sie die Einwilligung widerrufen haben. Dies gilt allerdings nicht, wenn eine andere gesetzliche Erlaubnis für die Datenverarbeitung besteht.
(3) Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung eingelegt haben und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen,
(4) Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
(5) Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, wenn
- das Recht zur freien Meinungsäußerung und Information dem Löschungsverlangen entgegensteht,
- die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gem. Artikel 9 Abs. 2 Buchstaben h und i sowie Artikel 9 Abs. 3 DS-GVO erforderlich ist,
- die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist,
- die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)
(1) Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben, können Sie von uns verlangen, dass Ihre Daten für die Dauer der Überprüfung nicht anderweitig genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.
(2) Bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung können Sie anstelle der Datenlöschung die Einschränkung der Datennutzung verlangen.
(3) Benötigen Sie Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, aber wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, können Sie von uns die Einschränkung der Verarbeitung auf die Rechtsverfolgungszwecke verlangen.
(4) Haben Sie gegen eine Datenverarbeitung Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt und steht noch nicht fest, ob unsere Interessen an einer Verarbeitung Ihre Interessen überwiegen, können Sie Verlangen, dass Ihre Daten für die Dauer der Prüfung für andere Zwecke nicht genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt ist.
(5) Personenbezogene Daten, deren Verarbeitung auf Ihr Verlangen eingeschränkt wurde, dürfen – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.
e) Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DS-GVO)
Sofern eine Datenverarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 Zif. e DSGVO) oder die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der Behörde oder eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Zif. e DSGVO), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet.
f) Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. Unsere zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover,
Telefon: +49 511 120-4500, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de)